ניהול ידע נכון, מאורגן ומקצועי הינו שאיפה של כל ארגון. ארגונים צוברים ידע נרחב במסמכים, תיקיות ,התכתבויות, תזכירים, חוזים, סיכומי ישיבות סיכום אירועים, ניהול משברים ועוד. ידע נצבר זה, נשמר בהרבה חברות, בלפחות ארבע מערכות שונות. כאשר מגיע הצורך למצוא ולשלוף את הידע, לעיתים הדבר לא פשוט, בעיקר אם מחפשים מסמכים ישנים, מסמכים שנעשו להם כמה גרסאות, מסמכים שנשמרו במקומות שונים או כאלו שהשתנו לאחר שעברו תיקונים בכמה דרגות.
ניהול ידע במערכות של ניהול ידע Metadata ויתרונותיו:
- כל הידע של החברה נשמר על פלטפורמה אחת
- חיפוש המסמך נעשה על פי ההקשר שלו
- המערכת עושה שימוש בבינה מלאכותית
- חיפוש מהיר ויעיל
- הידע מסווג על פי הרשאות
- הידע מסווג על פי תפקידים בחברה ולא לפי העובדים
מרבית החברות והארגונים כבר השכילו לסרוק את מסמכיהם ולחסל את הארכיון המסורתי שהיה מעוגן ב הררי ניירת, תיקיות ומקום יקר לאחסון של ערמות המסמכים. ישנם ארגונים שעדיין לא עשו זאת ועל מנת לעמוד בקצב של הפיתוח הארגוני יהיה עליהם לעשות זאת בקרוב. מרבית המסמכים שנסרקו למחשב נמצאים במערכות השונות איתן עובדים הארגונים, מדובר בלפחות ארבע מערכות כאלו וניהול הידע נעשה מאד מורכב כאשר הוא מפוזר בכמה מוקדים ולעיתים נשמר כמה פעמים במקומות שונים, דבר הגורם לסרבול והאטת קצב השימוש בחומר המסמכי רב הערך.
ישנן מערכות הקיימות בשוק, אשר פועלות במערכת Metadata ומאגדות את כל המסמכים במערכת אחת המסוגלת לתקשר עם כל המערכות, בנוסף שמירת המסמכים נעשית באופן אוטומטי ומקוטלגת למקומה הנכון מבלי פעולה יזומה מצד מפיק המסמך. בחיפוש פשוט ומהיר ניתן לשלוף כל מסמך מהמערכת לפי הקשרו ואין צורך לזכור תחת איזו כותרת הוא נשמר.
מערכות אלו מספקות לארגון כמות ידע אדירה המאורגנת באופן כל כך פשוט ויעיל. בשל הפשטות של השגת החומרים הרצויים, חוסך הארגון זמן יקר, כסף ואובדן חומר יקר. הארגון לומד מארכיון הידע הנצבר, מסיק מסקנות ומנהל משברים טוב יותר כאשר הוא נשען על פרספקטיבת העבר ומתעל אותה לצורך עכשווי. החברה נהנית ממבט חדשני ודינמי ומשלבת את הידע הנצבר בחברה לאורך השנים כתומך בפעולות שהצליחו ולומד ממשברים וטעויות העבר. ארגון שיודע לנצל באופן מקסימלי את הידע שצבר לאורך השנים הוא ארגון חזק מבוסס ויש לו ייתרון משמעותי אל מול המתחרים.
למערכות מהסוג הזה ניתן להתחבר מכל מקום גם ללא חיבור לאינטרנט בשל העובדה שהן פלטפורמות ישובות ענן. החומר זמין למשתמש בכל שעות היום ומכל מקום.
ניהול ידע הוא בין הכלים החזקים שיש היום לחברות על מנת לצעוד לעבר עתיד חדשני יעיל הלומד ומתחדש ונשען על מאגרי הידע שנשמרו ותועדו. לא בכדי חברות מתייחסות ברצינות לניהול הידע בארגונן.